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報連相がなぜ必要なのか

報連相」一度は耳にしたことがある人がほとんどなのではないでしょうか?報告・連絡・相談の略称で、社会人として誰もが行うべき重要なことです。分かっていても案外できない、または苦手な人も多いと思いますので、今回は報連相がなぜ必要なのか、それを行うときのポイントをお話しさせていただきたいと思います。

 

報連相とは

 

冒頭でも述べました通り、報連相とは報告・連絡・相談を一つにまとめた略称であり社会人としての一般常識です

 

報告→部下が経過や結果を知らせること。部下から上司へといった流れ。主に業務の進捗状況や結果を伝えることが多い。
連絡→自分の意見や憶測は含まず必要事項のみを伝えること。受ける側、発信側、どちらにもなり得る。
相談→分からないことがあったり迷った時に、上司や先輩、同僚に参考意見を求めること。

 

 

報連相がなぜ必要なのか

 

報連相を怠ると、自分一人だけでなく関係者みんなに迷惑がかかります。自己責任で済むと考えずに、会社で働く一員であることをしっかり理解し、その責任を果たしましょう。そのために必要なのが報連相なのです。

報連相それぞれの必要性を具体的にお話ししていきます。

 

報告をしていなかった場合

上司が起こり得る事態に対応できない、クレーム対応が遅れたりとその時々の最善の対応を取ることができなくなる、またその判断に無駄な時間を要する。結果クレームなどの被害を最小限に抑えることができない。

 

連絡をしていなかった場合

個々のスケジュールが組めなかったり仕事の予定を狂わせる。それぞれでプロジェクトなどの進行にズレが生じたり手直しが必要になったり二度手間になったりと、スムーズに事が進まない。

 

相談をしなかった場合

結局やり直しになったり事態が悪化したりクオリティが低下したりと、クレームへの発展に繋がる。

 

このようにどの項目をとっても、報連相を怠ることは個人プレーに繋がり業務がうまく回らないことが分かりますね。

 

報連相のポイント

 

それではどのように報連相を行えば良いのでしょうか?

 

報告(タイミング)

1.指示された仕事が終わったとき
2.仕事の進め方に変更が必要なとき
3.仕事の進捗状況の中間報告
4.仕事に対する新しい改善方法を見つけたとき
5.新しい情報を入手したとき
6.ミスをしたとき

 

同僚はもちろんのことクライアントなどへの報告も重要です。報告を行うことによって相手を不安にさせない、結果そこから信頼関係が生まれ仕事が良い方向へ進みます。

 

 

報告(口頭で)

急ぎの場合は口頭で簡潔に伝えます。個人の意見は上司の判断を鈍らせる可能性があるので付け加えずに、あくまで事実のみを伝え、順番としてはまずは結果から。その次に経緯、原因、もう一度結果、という順で伝えます。
個人の意見を伝える場合は「私の意見としましては」などと明確にして伝えます。意見を求められた場合も同様です。

 

報告(記述で)

内容が複雑で、グラフや図を添えた方が良い場合は記述ベースで伝えます。時間や数量なども明確にしましょう。メールでの報告の場合は、件名や冒頭文に工夫をして相手にしっかりと読んでもらえるようにしましょう。いずれにせよ相手の仕事環境に配慮して伝える気配りが必要です。

 

連絡

連絡方法は対象となる相手や緊急性によって使い分けます。

急を要する場合や簡単なものは、口頭や電話、ファックスなどで済ませましょう。

大人数に知らせるものは、朝礼や終礼、会議などの人が集まる場所で。また多数が目にする掲示板などを利用すると良いでしょう。

 

以下は文書での連絡が必要となる事例です。

・重要なもの

・方針に関するもの

・数字を伴うもの
・複雑なもの
・記録を残す必要があるもの
・伝言だけでは間違いが起こる可能性のあるもの

・様式が決められているもの
・定例報告や日報等
・グラフや図表等が必要なもの

 

 

相談

相談をする場合は、困っているからといって全て相手任せにするのではなく、良いアドバイスをもらえるよう伝える側も言い方・内容・タイミングに細心の注意を払いましょう。

 

以下はその注意点になります。

1.相談したい事柄の現状
2.相談したい事柄の目指しているところ
3.相談する前にすでにやったこと、それをやった後に目指している状態にならなかった理由

 

 

忙しい相手の時間を借りて相談をするわけなので、相手が困ることなく、無駄な時間を割かずに、的確なアドバイスを考えられるような相談の仕方に気を配りましょう。

 

 

報連相が苦手な原因

 

・わざわざ言う必要がないという自己判断をしてしまう
・タイミングを逃してして後回しにしてしまう
・都合の悪いことは言いたくない心理がある
・自分のやり方を通したい気持ちがある
・中間報告は不要だと思ってしまう

 

意識はしていなくても苦手な理由は必ずあるはずです。そこを明確にして このような個人の自己都合で報連相を怠ることはやめましょう。

 

 

会社に勤めるということは、一緒に働く仲間と連携を取ること。みんなで良い仕事ができるように協力することです。そのために必要な業務の一部として報連相の必要性をしっかり理解し、より良い仕事が出来るようになれば良いですね。

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